Die folgenden Fragen werden von unseren Kunden am häufigsten gestellt – bevor sie sich für ein DMS entscheiden.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur digitalen Erfassung, Verwaltung, Archivierung und revisionssicheren Bereitstellung von Geschäftsdokumenten. Es wird eingesetzt, um Papierdokumente zu digitalisieren, Dokumentenversionen nachzuverfolgen, gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisch einzuhalten und Dokumente direkt mit Geschäftsprozessen zu verknüpfen.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar gespeichert werden. In Deutschland und Österreich ist dies für steuerrelevante Dokumente nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) gesetzlich verpflichtend. Das fabular DMS erfüllt diese Anforderungen automatisch.
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) fokussiert auf die Verwaltung, Ablage und Archivierung von Dokumenten. Ein ECM (Enterprise Content Management) geht weiter: Es steuert ganze Geschäftsprozesse, Workflows und Informationsflüsse abteilungsübergreifend. In fabular sind beide Module integriert und ergänzen sich. Für viele Unternehmen ist der Einstieg über DMS sinnvoll, bevor ECM-Workflows ergänzt werden.
Das DMS-Modul ist Bestandteil der fabular-Plattform und daher mit dem ERP-System integriert. Der volle Mehrwert entsteht durch die direkte Verknüpfung von Dokumenten mit ERP-Datensätzen wie Aufträgen, Chargen und Lieferanten. Eine isolierte Nutzung ist nicht vorgesehen – aber im Rahmen eines fabular-Projekts flexibel skalierbar.
Die Einführung des DMS-Moduls in fabular ist typischerweise Teil des gesamten ERP-Projekts und dauert je nach Unternehmensgröße und Dokumentenvolumen zwischen 4 und 8 Wochen für das DMS-Modul selbst. Entscheidend ist die initiale Strukturierung der Dokumentenablage und die Definition von Zugriffsrechten – dabei begleitet fab4minds aktiv.
Ja. Das fabular DMS unterstützt DSGVO-konforme Datenhaltung durch rollenbasierte Zugriffsrechte, automatische Löschfristen, vollständige Protokollierung aller Dokumentenzugriffe und die Möglichkeit zur Datenhaltung auf eigenen Servern (On-Premises). Auf Anfrage stehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) zur Verfügung.
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