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Ab dem 1. Jänner 2027 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht. Österreichische Unternehmen sind über deutsche Betriebsstätten betroffen und bereiten sich sinnvollerweise gleich auf die EU-weite Pflicht ab 2030 vor.
Die E-Rechnung ist eine der größten Umstellungen in der Finanzbuchhaltung seit Jahren. Richtig umgesetzt bringt sie schnellere Zahlungsläufe, weniger manuelle Erfassung und saubere Daten für Controlling und KI.
Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Laut IHK Region Stuttgart unter Verweis auf das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 sind insbesondere zulässig:
- XRechnung: reines XML-Format, Standard im öffentlichen Auftragswesen
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: hybrides Format aus lesbarem PDF und eingebettetem XML
- weitere EN-16931-konforme Syntaxen aus der EU-Liste
PDF-Dateien, Scans oder Word-Dokumente gelten dagegen als „sonstige Rechnungen“.
Welche Fristen gelten in Deutschland?
| Stichtag | Pflicht |
|---|---|
| seit 1. Jänner 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. |
| 1. Jänner 2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr 2026. |
| 1. Jänner 2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen Unternehmen bei inländischen B2B-Umsätzen. |
Ausgenommen sind laut IHK unter anderem Umsätze an Endverbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. EDI-Verfahren, wie sie im Lebensmittelhandel verbreitet sind, bleiben 2027 mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Was bedeutet das für den Vorsteuerabzug?
Die Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Grant Thornton weist darauf hin, dass Empfänger die Ordnungsmäßigkeit prüfen müssen und nach Ende der Übergangsfristen Beanstandungen bei Betriebsprüfungen und Berichtigungspflichten drohen. Wer Rechnungen sauber im richtigen Format ausstellt, sichert also auch die Liquidität seiner Kunden und stärkt die Geschäftsbeziehung.
Was gilt für Unternehmen in Österreich?
In Österreich gibt es derzeit keine nationale B2B-E-Rechnungspflicht. Relevant wird das Thema dennoch auf zwei Wegen:
- Deutsche Betriebsstätten: Die deutsche Pflicht gilt für Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Eine österreichische Firma mit Betriebsstätte in Deutschland fällt damit unter die Regeln (EY Österreich).
- ViDA ab 2030: Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ werden ab 1. Juli 2030 strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU Pflicht, verbunden mit einer digitalen Meldung nahezu in Echtzeit (KPMG Österreich). Das betrifft alle österreichischen Unternehmen mit innergemeinschaftlichen Lieferungen.
Wer heute E-Rechnungen für deutsche Kunden aufsetzt, schafft damit bereits die technische Basis für ViDA.
Wie setzt man die E-Rechnung im ERP um?
Die effizienteste Lösung ist eine E-Rechnung, die direkt aus dem ERP entsteht und eingehende E-Rechnungen automatisch verarbeitet. Diese fünf Schritte haben sich bewährt:
- Betroffenheit klären: Umsatz 2026 prüfen, deutsche Gesellschaften und Betriebsstätten identifizieren, Kundengruppen nach B2B und B2C trennen.
- Stammdaten vervollständigen: Umsatzsteuer-IDs, Leitweg-IDs für öffentliche Auftraggeber, E-Mail- oder Peppol-Adressen für den Versand und Formatwünsche je Kunde hinterlegen.
- Ausgangsrechnung umstellen: XRechnung und ZUGFeRD direkt aus Auftrag und Lieferschein erzeugen und per Validierung vor dem Versand prüfen.
- Eingangsrechnung automatisieren: E-Rechnungen einlesen, mit Bestellung und Wareneingang abgleichen und zur Freigabe weiterleiten.
- Archivierung und Verfahrensdokumentation: den strukturierten Datensatz revisionssicher speichern und die GoBD-Verfahrensdokumentation aktualisieren.
In fabular läuft dieser Prozess durchgängig auf einer Plattform: vom Auftrag über die Rechnung bis zur Buchung, mit Schnittstellen zu Buchhaltung, EDI-Partnern und Peppol. fabAI unterstützt bei Eingangsrechnungen, die noch als PDF ankommen, liest sie aus und ordnet sie der passenden Bestellung zu.
Worauf sollten Lebensmittelhersteller und Händler besonders achten?
In der Lebensmittelbranche ist die Rechnung eng mit Lieferschein, Chargen und Konditionen verknüpft. Drei Punkte verdienen bei der Umstellung besondere Aufmerksamkeit:
- Abstimmung mit dem Handel: Große Handelspartner arbeiten oft seit Jahren mit EDI-Rechnungen. Klären Sie frühzeitig, ob der bestehende EDI-Austausch beibehalten wird oder ob Partner auf XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol umstellen, und dokumentieren Sie die Zustimmung des Empfängers.
- Gutschriften und Korrekturen: Rückvergütungen, Werbekostenzuschüsse, Retouren und Mengendifferenzen erzeugen viele Korrekturbelege. Auch diese Belege sollten aus dem ERP strukturiert und mit Bezug zur Ursprungsrechnung entstehen.
- Positionsdaten mit Mehrwert: Die EN 16931 bietet Felder für Artikelnummern, GTIN und Bestellbezüge. Wer diese Felder sauber aus dem Artikelstamm befüllt, erleichtert Kunden den automatischen Abgleich mit Bestellung und Wareneingang und beschleunigt so die Zahlung.
Ein Testlauf mit zwei, drei wichtigen Kunden vor dem Stichtag zeigt schnell, ob Formate, Stammdaten und Versandwege passen.
Welche Vorteile bringt die E-Rechnung über die Pflicht hinaus?
- Schnellere Zahlungseingänge durch sofortige, maschinenlesbare Zustellung
- Weniger manuelle Erfassung in der Kreditorenbuchhaltung
- Bessere Datenqualität für Liquiditätsplanung, Controlling und KI-Auswertungen
- Zukunftssicherheit mit Blick auf ViDA und mögliche nationale Regeln in Österreich
Fazit: Jetzt umstellen und gleich für 2030 mitdenken
Für deutsche Unternehmen über der Umsatzschwelle bleiben rund zwei Monate bis zur Ausstellungspflicht. Österreichische Unternehmen mit deutschen Standorten sind ebenso gefordert, alle anderen gewinnen mit einer frühen Umstellung Vorsprung für ViDA. Der Schlüssel liegt in einem ERP, das E-Rechnungen nativ erzeugt, empfängt und archiviert.
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Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht 2027?
Ab 1. Jänner 2027 für in Deutschland ansässige Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026, ab 1. Jänner 2028 für alle inländischen Unternehmen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Gilt die deutsche E-Rechnungspflicht für österreichische Unternehmen?
Für Umsätze, die über eine deutsche Betriebsstätte an in Deutschland ansässige Unternehmen gehen, ja. Lieferungen aus Österreich an deutsche Kunden fallen ab 1. Juli 2030 unter die EU-weite ViDA-Pflicht.
Welche Rechnungen sind ausgenommen?
Unter anderem Rechnungen an Endverbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Darf ich weiter EDI nutzen?
Ja. EDI-Verfahren bleiben 2027 mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Für die Zeit danach sollte geprüft werden, ob das EDI-Format die Anforderungen der EN 16931 abbildet.
