Vom Feld in die Tasse: Wie SONNENTOR seine gesamte Wertschöpfungskette mit fabular digitalisiert

Wer ist SONNENTOR?

SONNENTOR ist ein österreichisches Unternehmen mit Sitz in Sprögnitz im Waldviertel. Es stellt Bio-Kräuter, Tees und Gewürze her und vertreibt sie in rund 60 Ländern. Das Unternehmen arbeitet eng mit Vertragslandwirt:innen zusammen und legt großen Wert auf Gemeinwohl, erneuerbare Energien und nachwachsende Rohstoffe.

Warum reichte die bisherige Lösung nicht mehr aus?

Vor fabular nutzte SONNENTOR eine Access-basierte Lösung. Mit dem Wachstum des Unternehmens stieß sie an ihre Grenzen, vor allem an drei Stellen.

Skalierbarkeit im B2C-Geschäft. Jede zusätzliche Bestellung bedeutete zusätzliche Handarbeit: erfassen, prüfen, weitergeben, melden. Ob 100 oder 1.000 Bestellungen eingehen, sollte aber keinen massiven Mehraufwand bedeuten.

Systembrüche. Getrennte Systeme erschwerten den Informationsaustausch zwischen den Abteilungen. Daten mussten mehrfach übertragen werden.

Reporting. Kennzahlen entstanden von Hand. Jede Auswertung begann damit, mehrere Excel-Listen zusammenzuführen. Entscheidungen stützten sich deshalb oft auf Zahlen, die schon älter waren.

Wie digitalisiert SONNENTOR seine Wertschöpfungskette?

Mit fabular hat SONNENTOR eine durchgängige Plattform eingeführt, die die gesamte Wertschöpfungskette abbildet. Für ein Unternehmen, das Rückverfolgbarkeit als Kernversprechen lebt, ist das keine Komfortfunktion, sondern Grundvoraussetzung. Genau das war 2004 der Grund für die Entscheidung.

Activity Flows automatisieren Geschäftsprozesse. Activity Flows sind individuell konfigurierbare Workflows in fabular. Sie führen einen Vorgang Schritt für Schritt durch den Prozess, ohne dass jemand eingreifen muss. Gerade im B2C-Geschäft mit vielen kleinen, gleichartigen Aufträgen laufen Bestellungen so automatisch durch.

Schnittstellen übernehmen die externe Kommunikation. Die UID-Prüfung über FinanzOnline, die Nachricht an die Spedition und das Ausfüllen von Formularen erledigt fabular heute vollautomatisch im Hintergrund.

Ein mobiles Dashboard liefert Kennzahlen in Echtzeit. Umsatzzahlen im Jahresvergleich sind für die Führungsebene live am Smartphone abrufbar.

fabAI ergänzt die Plattform um künstliche Intelligenz. Sie wird eingesetzt, um Prognosen und Prozesse automatisiert zu optimieren und Verbesserungspotenziale frühzeitig zu erkennen.

Welche Ergebnisse hat SONNENTOR erzielt?

Wachstum ohne proportionalen Personalaufbau

SONNENTOR verfolgt bei der Digitalisierung einen Ansatz, der in der Branche nicht selbstverständlich ist. Es geht nicht darum, Stellen einzusparen. Es geht darum, Wachstum zu ermöglichen, ohne dass die Organisation im gleichen Maß mitwachsen muss.

Von bis zu 10 Minuten auf null manuellen Aufwand pro Vorgang

UID-Nummer prüfen, E-Mail an die Spedition, Formular ausfüllen: Diese Schritte kosteten früher bis zu 10 Minuten pro Vorgang. Heute laufen sie automatisch. Ob 100 oder 1.000 Bestellungen pro Tag eingehen, macht im manuellen Aufwand keinen Unterschied mehr.

Ein Dashboard statt 17 Excel-Listen

Über 20 Jahre Unternehmensdaten lagen bereits in fabular, wurden aber kaum ausgewertet. Mit den neuen BI-Dashboards ersetzen Live-Kennzahlen die 17 Excel-Listen, die früher zusammengeführt werden mussten.

Mehr Raum für wertschöpfende Arbeit

Wer täglich Berichte ausdruckt und zwischen Systemen wechselt, hat keine Kapazität, Prozesse zu verbessern. fabular nimmt den Mitarbeitenden diese Routinearbeit ab. Für Thomas Koppensteiner ist die Zufriedenheit im Team dabei genauso wichtig wie die Effizienz.

Eine Investition, die sich rechnet

Über die gesamte Nutzungsdauer übersteigen die eingesparten Aufwände, die vermiedenen Fehlerkosten und das ermöglichte Wachstum die Investition deutlich. Das Budget fließt nicht in Notlösungen, sondern arbeitet für das Unternehmen.

Was macht eine Softwarepartnerschaft über 20 Jahre aus?

Die Zusammenarbeit zwischen SONNENTOR und fab4minds besteht seit 2004. Heute umfasst sie wöchentliche Abstimmungsmeetings, regelmäßige Termine vor Ort, direkten Kontakt zu den Entwickler:innen und ein Ticketsystem für strukturierte Anliegen. SONNENTOR schätzt dabei vor allem fünf Dinge:

1. Ein System für die ganze Wertschöpfungskette – ohne Medienbrüche und ohne Systemwechsel.
2. Bestandskund:innen profitieren mit. Neue Module und Lösungen, die fab4minds mit anderen Kund:innen entwickelt, fließen zurück.
3. Verlässlichkeit. Ein Partner, der auch in fünf oder zehn Jahren noch da ist.
4. Kurze Wege. Wer bei fab4minds abhebt, kennt die Prozesse von SONNENTOR.
5. Keine erzwungenen Systemumstellungen. fabular wächst kontinuierlich mit dem Unternehmen mit, statt nach einigen Jahren eine teure Neueinführung zu verlangen.

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