Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine bedeutende Neuerung im Bereich der steuerlichen Compliance in Kraft: Unternehmen sind verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme sowie die dazugehörigen technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) elektronisch beim Finanzamt zu melden. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Transparenz und Sicherheit in der Unternehmensbuchführung zu erhöhen und Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen zu verhindern.

Rechtlicher Hintergrund

Die Grundlage für diese Meldepflicht bildet das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016, welches in § 146a der Abgabenordnung (AO) verankert ist. Ursprünglich sollte die Meldepflicht bereits ab dem 1. Januar 2020 gelten. Aufgrund fehlender technischer Infrastruktur wurde die Verpflichtung jedoch ausgesetzt. Mit dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 wurde nun der Startschuss für die elektronische Meldung gegeben.

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Meldeverfahren und Fristen

Die Meldung der Kassensysteme erfolgt über das ELSTER-Portal („Mein ELSTER“) oder die ERiC-Schnittstelle. Folgende Fristen sind zu beachten:

Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden:
- Meldung bis spätestens 31. Juli 2025.
Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen werden:
- Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme.

Die Meldepflicht umfasst sowohl gekaufte als auch gemietete oder geleaste Systeme. Zudem müssen bei jeder Mitteilung alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme einheitlich übermittelt werden.

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Erforderliche Angaben

Bei der Meldung sind folgende Informationen anzugeben:

Art des Kassensystems.
Seriennummer des Kassensystems.
Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme.
Art und Seriennummer der verwendeten TSE.
Zuordnung der Kasse zur jeweiligen Betriebsstätte.

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Konsequenzen bei Verstößen

Unternehmen, die ihrer Meldepflicht nicht nachkommen, riskieren Zwangsgelder und können bei Betriebsprüfungen einer höheren Risikoklassifizierung unterliegen. Es ist daher ratsam, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und die notwendigen Schritte zur fristgerechten Meldung einzuleiten.

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Fazit

Die Einführung der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ab 2025 stellt einen weiteren Schritt zur Digitalisierung und Transparenz im deutschen Steuersystem dar. Unternehmen sollten die Fristen im Auge behalten und ihre Kassensysteme rechtzeitig anmelden, um Komplikationen zu vermeiden.

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