Wer heute einen mittelständischen Lebensmittelbetrieb besucht, findet dort oft dasselbe Bild: Chargennummern in Excel-Tabellen, Produktionsprotokolle auf Papier, Qualitätsdaten in separaten Ordnern. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert.

Der Moment der Wahrheit kommt immer dann, wenn es schnell gehen muss.

Ein Lieferant meldet eine mögliche Kontamination. Die Behörde fragt innerhalb von 24 Stunden nach allen betroffenen Chargen. Wer dann anfängt, in Excel-Tabellen zu suchen, hat ein Problem – kein technisches, sondern ein rechtliches.

Die EU-Verordnung 178/2002 ist eindeutig: Lebensmittelunternehmen müssen in der Lage sein, betroffene Produkte „unverzüglich" zurückzuverfolgen und zurückzurufen. Was „unverzüglich" bedeutet, hat der Europäische Gerichtshof in mehreren Urteilen präzisiert: Stunden, nicht Tage.

Das eigentliche Problem ist nicht Excel – es ist das fehlende System dahinter

Excel ist ein hervorragendes Werkzeug für Analysen. Aber es ist kein Rückverfolgungssystem. Die Unterschiede sind gravierend:

Excel speichert Daten. Ein ERP-System verknüpft sie. Wenn eine Charge vom Wareneingang über die Produktion bis zum Versand in einem System nachverfolgt werden kann, braucht man für einen Rückruf keine Suchaktion mehr – sondern nur einen Klick.

Was wir in der Praxis regelmäßig sehen: Betriebe, die beim IFS-Audit unter enormem Zeitdruck stundenlang Chargeninformationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen müssen. Und Betriebe, die denselben Audit in 20 Minuten abschließen – weil ihr ERP-System alle Nachweise automatisch generiert.

Der Wandel findet gerade statt – ob man mitmacht oder nicht

Die neuen EU-Vorschriften zur Lebensmittelrückverfolgbarkeit, die CSRD-Anforderungen an Lieferkettentransparenz und der wachsende Druck von Retailern nach lückenlosen Herkunftsnachweisen: All das macht manuelle Prozesse nicht nur ineffizienter, sondern zunehmend inkompatibel mit den Anforderungen des Marktes.

Die Frage ist nicht mehr ob man digitalisiert, sondern wann – und ob man das proaktiv tut oder reaktiv nach dem ersten Rückruf.

fab4minds begleitet Lebensmittelbetriebe bei diesem Schritt. Nicht als Softwarelieferant, sondern als Partner, der die Prozesse versteht.

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